(。
2.报销核销时：
使用后凭发票报销，按费用类型借记“管理费用”“销售费用”等科目，贷记“其他应收款——备用金”。定额模式下需补足支出金额，保持账户余额不变；非定额模式下冲减借款余额。
3.期末收回时：
临时备用金或员工离职前需清账，借记“银行存款”，贷记“其他应收款——备用金”；若有未报销差额，同步调整费用科目。

二、两类管理模式的差异

定额备用金：
适用于频繁小额支出（如部门日常办公）。核定固定额度后，报销时仅补充现金不冲减账户余额（如每月报销6,000元，直接补6,000元现金）。

非定额备用金（一次性）：
针对临时需求（如差旅费），实报实销。借款时全额拨付，报销后多退少补：余款退回借记“库存现金”，缺额补付贷记“库存现金”。

三、关键风控与制度要点

专人专户管理：
备用金账户需指定责任人，定期核对流水，避免挪用。

明确使用范围：
仅限差旅费、零星采购等，严禁支付工资或大额交易。

时限与清算：
定额备用金每年至少清算一次；员工离职前必须归还借款，否则从工资扣抵。

延伸问题解答

Q：员工借款备用金后离职，账务如何处理？
→强制从工资扣回：借记“应付职工薪酬”，贷记“其他应收款——备用金”；若工资不足，追缴差额。

Q：报销时发票不全怎么办？
→需补充合法凭证方可核销。若无法取得，支出由借款人承担，计入“营业外支出”并追责。

Q：销售部门找零备用金如何核算？
→按营业柜组核定定额（如收银台2,000元），拨付时借记“其他应收款”，日常找零支出无需频繁报销，定期补足即可。

Q：备用金账户出现余款如何处理？
→非定额模式下，报销时余款需退回：借记“库存现金”，贷记“其他应收款”。